「仕事を早く終わらせたい！残業したくない！」
「周りの人に仕事が遅いと思われたくない・・・」
「ショートカットキーとかたくさんあるけど、時短効果が大きいテクニックだけサクッと知りたい」
本当に効果のある時短テクニック６つ教えます
どうも、医療系エンジニアKENです。
僕は医療従事者（臨床工学技士）として大学病院で７年間働いたのち、医療系システム開発会社にエンジニアとして転職しました。
エンジニアとして転職してからは、プログラムを書くのはもちろん、
- エクセルで仕様書を作成
- パワーポイントで資料作成
- Outlookでクライアントへのメール作成
- Teamsを使って社内メンバーとのやりとり
- Webブラウザを使って調べ物
など、1日中Windowsアプリを使い倒してます。
業務をなるべく早く終わらせるために、
様々な時短テクニックを駆使しています。
今回はその中でも特に時短効果の大きいWindows10向け時短テクニックを６つ紹介します。
はっきり言って、時短テクニックを知ってる人と知らない人では同じ時間でも作業量に大きな差が出ます。
ちょっとしたことを知らないだけで、
無駄な残業をしたり、周りの人から仕事が遅いと思われたくないですよね。
今回の記事で紹介するテクニックを実践することで、Windowsでの作業が確実に早くなります。
Windows10での作業効率が劇的に上がる６つの時短術を紹介します。
Windows10での作業効率が劇的に上がる時短テクニックは以下の6つです。
- 時短効果の大きいショートカットキーをマスターする
- よく使う単語を辞書登録する
- ファイル名を指定してプログラムを実行する
- よく使うアプリをタスクバーにピン留めする
- フォルダ構成をわかりやすく整理する
- 表示するウインドウの配置を調整する
詳細は以下で解説します。
時短効果の大きいショートカットキーをマスターする
時短効果の大きいショートカットキーからマスターする
様々なショートカットキーを使えるようにするよりも、特に時短効果の大きいものを優先して使えるようにしましょう。
どんなショートカットキーが時短効果が大きいのかというと、
日常でよく使う操作で、尚且つ汎用性の高いものです。
ショートカットキーはたくさんありますが、日常的にあまり使わない操作のショートカットキーを覚えていてもあまり時短効果はありません。
また、アプリごとの特有のショートカットキーなどもあるので、それらを全て覚えようとするのは大変です。
あくまで作業の時短が目的で、
ショートカットキーを覚えることが目的になってはダメです。
時短効果の大きいショートカットキーとは
僕が日常でよく使う操作で、尚且つ汎用性の高いショートカットキーについて紹介します。
| 操作するキー | 操作内容 |
|---|---|
| Alt+Tabキー | アプリケーションの切り替え |
| Windowsキー+E | エクスプローラの起動 |
| Windowsキー+L | 画面ロック |
| Ctrlキー+C | 選択部分のコピー |
| Ctrlキー+V | 選択部分のペースト |
| Ctrlキー+X | 選択部分の切り取り |
| Ctrlキー+Z | 操作を戻す |
| Altキー+F4 | アプリの終了 |
| Windowsキー+shiftキー+S | 画面キャプチャ取得 |
これ以外にもいろいろ使うショートカットキーはありますが、最低限これらが使えるようになればかなりの時短効果を実感できます。
よく使う単語を辞書登録する
辞書登録を駆使して時短
よく入力する単語は片っ端から辞書登録しましょう。
辞書登録とは、ある文字を入力した時に、変換候補に自分があらかじめ設定した単語が出てくることです。
よく入力するけど、長い文字数の単語などをその都度入力するのは時間の無駄です。
タイピングのスピードに自信がなくても、
辞書登録をした単語に関しては高速で入力できます。
以下が具体例です。
- 「あど」と入力して変換すると自分のメールアドレスが変換候補に出てくる
- 「でん」と入力して変換すると自分の電話番号が変換候補に出てくる
- 「おつ」と入力して変換すると「お疲れ様です、〇〇です。」が変換候補に出てくる
メールアドレスや電話番号は入力する機会も多いものだと思いますが、その都度入力するのは長くて面倒ですよね。
具体的な設定方法は以下のリンクが参考になります。
Windows10のMicrosoft IMEの単語登録をする方法
よく入力するけど、入力が大変な単語はどんどん辞書登録して入力スピードをアップさせましょう！
ファイル名を指定してプログラムを実行する
ファイル名を指定してプログラムを実行することで、高速でアプリを立ち上げたり、ファイルを開いたりすることができます。
この操作方法を習得することで、キーボード操作だけでどの状態からでも任意のアプリを立ち上げられます。
わざわざマウス操作でデスクトップからショートカットをダブルクリックしたり、開きたいファイルをエクスプローラから探してダブルクリックする必要がないため、うまく使えれば時短効果は大きいです。
試しにメモ帳を開いてみます。
まず、Windowsキー+Rを押します。
すると以下のような画面が表示されます。
ファイル名を指定して実行ここで「notepad」と入力してエンターキーを押すとメモ帳が立ち上がります。
ちなみに「notepad」以外にも規定のコマンドはいくつかあります。
例えば
- control→コントロールパネル起動
- cmd→コマンドプロンプト起動
- mstsc→リモートデスクトップ起動
などなど、調べればたくさん出てきますが、僕は規定のコマンドはこれ以外ほぼ使いません。というか覚えてないです。
規定のコマンドよりも、自作コマンドで好きなアプリやファイルを呼び出しています。
以下のリンクにある設定を行うことで、
自分であらかじめ設定したコマンドで好きなアプリやファイルを開くことができます。
ファイル名を指定して実行を使って、よく使うアプリやファイルはキーボード操作のみで起動できるようにしましょう。
よく使うアプリをタスクバーにピン止めする
よく使うアプリはタスクバーにピン留めしておきましょう
タスクバーとは以下のように画面下に常に表示されている部分です。
タスクバー
タスクバーは常に表示されているので、ここにピン留めしたアプリはどのような状態でも起動しやすいです。
また、ショートカットキーと組み合わせることで、キーボード操作のみでアプリを立ち上げることができます。
先ほどのファイル名の指定と違って、アプリやファイルを開くためのコマンドを覚えてなくても使えます。
例として、タスクバーにエクセルをピン留めします。
エクセルを起動して、タスクバーに表示されたエクセルのアイコンを右クリックして、タスクバーにピン留めするをクリックするだけです。
タスクバーにピン留めする
これだけでエクセルアイコンが常にタスクバーに表示されます。
タスクバーにピン留めしたアプリは、タスクバーのアイコンをクリックしても立ち上げられますが、ショートカットキーを使って立ち上げる方がおすすめです。
ショートカットキーで立ち上げる場合は、Windowsキー+数字で立ち上げられます
数字は左から1始まりです。
エクセルがピン留めされたタスクバー上記画像の場合、エクセルは左から8番目にあるので、Windowsキー+8で立ち上げることができます。
日頃からよく使うアプリに関しては、
ピン留めしてすぐ起動できるようにしましょう。
フォルダ構成をわかりやすく整理する
エクスプローラのフォルダは適当に管理せず、フォルダ構成、フォルダ名を適切に管理しましょう。
理由としては、フォルダ構成、フォルダ名をわかりやすくすることで、必要なファイルにすぐアクセスすることができ、ファイルを探すために無駄な時間を消費しなくなります。
実際どのように整理するですが、僕が意識しているのは以下の３つの方法です。
階層構造化する
例えば、日本にある各市町村の人口データを管理するとします。
無造作に市町村フォルダを配置すると、一度に全ての市町村フォルダが表示され、探すの大変です。
エクスプローラの悪い管理例
この市町村フォルダの上位階層に、都道府県フォルダを作って、各都道府県フォルダに該当する市町村のフォルダを振り分けるということです。
エクスプローラの良い管理例
こうすることで都道府県で絞った状態から開きたい市町村フォルダを探すことになるので、階層構造を持たないよりも管理がしやすくなります。
フォルダ名に分かりやすい名前をつける
こちらも先ほど同じように市町村の人口データを管理するフォルダがあるとします。
各市町村の人口データが入っているフォルダに「日本のデータ」みたいな名前を付けたとしたら、そのフォルダの中に何が入っているのか、把握しにくいです。
フォルダ名があいまい
自分では分かっているとは言っても、それはあくまで今の自分が把握しているだけで、
時が経つと
「あれ、市町村の人口データってどのフォルダに入っていたっけ？」
なんてことになります。
フォルダの中に入っているデータが何なのかがわかる名前をつけましょう。
フォルダの中身がわかる名前をつける
フォルダ名の頭文字に数字、イニシャルなどをつける
フォルダ名の頭に検索するためのインデックス（数字やイニシャルなど）をつけることで、エクスプローラ起動中にインデックスを入力すると、頭文字にインデックスがついたフォルダが選択された状態になります。
例えば各フォルダ名が以下のようになっているとします。
フォルダ名の頭に番号をつける
この時、「２」をキーボードから入力すると、頭文字に「2」が付いている「2_ibaraki」フォルダが選択されます。
このように管理することで、数値やイニシャルを使ってたくさんのフォルダの中からキーボード操作で選択しやすくなります。
フォルダ構成とフォルダ名称は適当ではダメです。
面倒だと思わず、適切に管理してどんな時でもすぐにアクセスできるようにしましょう。
また、エクスプローラに関するキー操作も組み合わせると尚良いです。
- 上下矢印キー:選択部分を変更
- エンターキー:選択中のフォルダ、ファイルを開く
- Altキー+上矢印キー:一つ上の階層のフォルダに移動
表示するウインドウの配置を調整する
大きめのディスプレイを使っている、
デュアルディスプレイで作業している方は、表示するウインドウの配置も調整できるようにすると作業効率が大幅にアップします。
なぜなら、一つの画面に複数のアプリの画面が見えることで、わざわざアプリを切り替えて作業する必要がないです。
無駄にアプリの表示を切り替えながらの作業は効率が悪いです。
例えば、エクスプローラを見ながら、
メモ帳を使うとします。
エクスプローラとメモ帳のサイズをそれぞれ最大化して使うのではなく、
左半分がエクスプローラ、右半分がメモ帳のように使うことで、アプリを切り替えなくても、エクスプローラを確認しながらメモ帳が使えます。
この時、マウスでそれぞれのウインドウサイズを調整するのではなく、
ショートカットキーでウインドウの配置を設定するのがコツです。
Windowsキー+ウインドウを配置したい方向の矢印キーでサイズが調整された状態で配置してくれます。
以下の例では、エクスプローラを使用中にWindowsキー+左矢印キーで左半分にエクスプローラがサイズ自動調整されて配置してます。
メモ帳使用中にWindowsキー+右矢印キーで右半分にメモ帳がサイズ自動調整されて配置されます。
表示サイズと配置を調整する
複数のアプリを立ち上げた状態で作業する際は、ショートカットキーを使って見やすい画面配置にウインドウを設定することが、作業効率アップのポイントです。
Windows10での作業効率が劇的に上がる時短術６つ まとめ
現役エンジニアが実践する Windows10の時短テクニックについて、以下の６つを紹介しました。
- 時短効果の大きいショートカットキーをマスターする
- よく使う単語を辞書登録する
- ファイル名を指定してプログラムを実行する
- よく使うアプリをタスクバーにピン留めする
- フォルダ構成をわかりやすく整理する
- 表示するウインドウの配置を調整する
これらのスキルはWindows10を使って仕事をする人なら誰でも覚えておいて損はしないテクニックです。
将来転職することになっても無駄になりません。
ちなみに、時短テクニックを駆使しても全然残業が減らないという人は、
いっそのこと残業の少ない職場への転職という選択もありです。
もし長時間労働を解決したいのなら、時短テクニックを覚えるよりも、そもそも職場を変える方が望める効果は大きいです。
そうは言っても転職なんてリスクありすぎて不安と感じる人は、まずは転職エージェントに相談するだけでもどうでしょうか？
転職エージェントとの面談やおすすめの転職先の紹介、実際に転職活動を始めた時のサポートなどを無料で受けることができます。
残業を減らしたいとお考えの方は是非、
時短テクニックと合わせて転職エージェントを使った転職活動もご検討ください。
